Automatisering voor
Over Easy2Send
Easy2Send is gespecialiseerd in snel transport. Van eenvoudige koeriersopdrachten tot exclusieve stukken en maatwerk transporten, ze nemen het met passie op zich! Ook op het gebied van specialty freight & logistics. Zowel nationaal als internationaal. De reputatie van hun koeriers is bewezen betrouwbaar. Hun veelgeprezen service wordt ondersteund met de modernste communicatiemiddelen voor Easy en realtime informatie over de zending.
Orders omzetten en factureren
Voordat Easy2Send het transport voor hun klanten regelt, moeten zij eerst een factuur naar de klant sturen. Vroeger moest Easy2Send handmatig alle factuurinformatie, zoals adres, prijzen en ordernummer, invoeren in een TMS (Transport Management Systeem). Vervolgens werd de betalingslink verstuurd en moesten zij de orderstatus in het oorspronkelijke systeem aanpassen.
Met de RPA robot van VionA zijn al deze stappen nu geautomatiseerd. Een RPA-robot haalt de order op, inclusief alle benodigde informatie, en logt in op het TMS. De robot vult automatisch alle gegevens in en verstuurt de factuur. Daarna zet de robot de orderstatus om in het oorspronkelijke systeem.
Deze automatisering bespaart Easy2Send niet alleen tijd en kosten, maar zorgt er ook voor dat klanten binnen no-time een betaalverzoek in hun mailbox ontvangen.
Belangrijkste kenmerken:
- Een e-mail trigger activeert de RPA-robot, zodat deze bij elke nieuwe order direct aan het werk gaat
- Een RPA-robot die gegevens ophaalt uit een CRM systeem en vlekkeloos overzet naar het TMS
- Automatische facturering naar klanten
- Controle van bedragen in beide systemen om overeenstemming te garanderen
- Automatische wijziging van de orderstatus na voltooiing van alle stappen door de robot
Wow!
Betalingsstatus omzetten
Nadat de klant de factuur heeft betaald, ontvangt Easy2Send een betalingsbevestiging per e-mail. Voorheen moest Easy2Send hun mailbox bijhouden om te controleren welke klanten hadden betaald om vervolgens de status handmatig naar 'factuur betaald' te wijzigen in hun systeem. Dankzij de RPA-robot van VionA is dit proces nu volledig geautomatiseerd.
Wanneer de betalingsbevestiging binnenkomt, wordt de RPA-robot door een mail trigger automatisch geactiveerd. De robot haalt het klantnummer uit de e-mail en zoekt de klant op in het TMS om de betalingsstatus bij te werken.
Deze eenvoudige automatisering zorgt ervoor dat Easy2Send niet meer continu hun mailbox hoeft te controleren en dat alle betaalde orders direct worden verwerkt in het systeem.
Belangrijkste kenmerken:
- Een RPA-robot die direct aan de slag gaat door een e-mailtrigger.
- Automatisch uitlezen van de informatie uit de betalingsbevestiging.
- Automatische wijziging van de betaalstatus na voltooiing van alle stappen door de robot.
