RPA als oplossing voor het personeelstekort

Personeelstekort

Het personeelstekort is een thema wat momenteel regelmatig het nieuws haalt. Treinen vallen uit, bouwprojecten worden uitgesteld en volgens meerdere economen en instanties staat het personeelstekort verdere economische groei in de weg. Sinds februari 2021 is de werkloosheid maand op maand onafgebroken gedaald, terwijl de openstaande vacatures onverminderd hoog zijn. 

Er worden meerdere oplossingen genoemd om dit tekort te keren, zoals hogere lonen, meer vaste contracten, werven in het buitenland of omscholen van mensen. Waar vaak niet gelijk aan wordt gedacht is hoe men de organisatie nog slimmer neer kan zetten om met dezelfde mensen meer werk te verrichten. Een technologie die hier aan kan bijdragen is het automatiseren met RPA.

Opkomst RPA technologie

RPA staat voor Robotic Process Automation en is de verzamelnaam voor het automatiseren van bedrijfsprocessen door middel van virtuele robots. De afgelopen jaren is deze technologie bezig met een opmars, waarbij grote bedrijven door in RPA te investeren goede resultaten hebben neergezet. Helaas was dit voor het MKB lange tijd onbereikbaar door de investeringen die ermee gemoeid waren.

Dat is nu aan het veranderen. RPA software wordt steeds laagdrempeliger gebouwd, en er zijn nu bedrijven, zoals VionA, die RPA als een dienst leveren waardoor je alleen betaalt voor het gebruik, in plaats van grote investeringen in software en kennis vooraf.

RPA als oplossing

Wat je vaak ziet bij organisaties is dat, doordat het drukker wordt door het personeelstekort, medewerkers vooral bezig zijn met herhalende handelingen om de dagelijkse business draaiende te houden. Hierdoor kunnen structurele oplossingen niet worden opgepakt. Het feit dat er geen administratief personeel te vinden is maakt de situatie alleen maar nijpender.

RPA robots zijn bij uitstek geschikt om administratieve taken over te nemen van medewerkers en zijn zo als extra virtuele medewerker in te zetten in je organisatie. Voordelen zijn dat deze altijd foutloos werken, sneller dan mensen, en dag en nacht in te zetten zijn. Daarnaast kunnen ze feilloos meeschalen met het hoeveelheid werk, hoe veel dit ook wordt. Hierdoor krijgen je medewerkers weer lucht en kunnen ze zich bezighouden met structurele oplossingen voor je organisatie.

RPA implementeren

Zoals bij elke verandering in een organisatie is een goede voorbereiding ook voor het implementeren van RPA cruciaal. Dit begint bij het helder hebben van het doel. 

Daarna is het belangrijk dat je goed kunt inschatten welke processen zich het best lenen voor RPA. Hier moeten de gekozen processen ook goed gedetailleerd in kaart gebracht worden waarbij alle mogelijke scenario’s worden uitgewerkt. 

Ook moet de keuze gemaakt worden voor een software oplossing om de RPA robots te bouwen. Hierin is er de keuze tussen pakketten die je lokaal installeert zoals Microsoft Power Automate en UIpath of clouddiensten als Automation Anywhere en Robocorp.  

Voor het bouwen van een simpele robot is niet veel it-kennis vereist. Echter kom je toch al snel situaties tegen waar een stukje programmeren wel nodig is om alle scenario’s goed in de RPA robot te krijgen.

Als de robot eenmaal draait is het ook belangrijk deze goed te monitoren. Een nadeel van RPA is namelijk dat als er een substantiële wijziging is in een van de systemen waar de robot mee werkt, de robot ook aangepast moet worden.